SISTEMA ERP – Guia para Micro e Pequenas Empresas

Se você está lendo esse conteúdo provavelmente tem alguma dúvida sobre o software de gestão e se pergunta: o que é um ERP para micro e pequena empresa?

Na busca pelo crescimento e boa colocação no mercado, as empresas partem para o ataque, fazem todo o plano de negócios, definem estratégias e colocam em prática. O que é ótimo, mas conforme ela vai crescendo e atingindo seus objetivos começam a perceber que tudo está sobrecarregado e, possivelmente, está gastando mais que deveria ou então não consegue ter o controle de toda gestão.

E é nessa hora que a dúvida vem, o que é um ERP para micro e pequena empresa? Vou conseguir administrar e utilizar como deveria? Calma, vamos tirar todas as suas dúvidas e te mostrar toda a sua funcionalidade! Confira!

Vantagens de um sistema ERP

1.    Redução de tempo na geração e análise de relatórios sobre vendas, comissionamento e fluxo de caixa.

2.    Eliminação de planilhas, tabelas, agendas e outros inúmeros recursos manuais

3.    Segurança e planejamento eficientes na gestão financeira da empresa.

4.    Unificação do sistema

5.    Relatórios e notas fiscais

6.    Controle financeiro

7.    Logística

8.    Integração loja física e virtual

9.    Melhorar a tomada de decisão

Erros ao escolher e implantar um ERP

1.    Escolha inadequada do fornecedor do ERP: Imagine se no meio de uma transação importante, em que você precisa acessar os dados do seu controle de estoque, ocorre um erro no servidor que abriga o sistema ERP da sua empresa, quem irá te salvar? A escolha certa de um fornecedor que lhe garanta um suporte acessível, de qualidade e com pouco custo pode salvar sua empresa de um desastre gerencial.

2.    Segurança dos dados: Ao implementar um sistema de ERP na sua empresa, crie uma política de segurança de seus dados junto aos seus fornecedores e colaboradores.

•    Com seus fornecedores estabeleça os direitos e deveres de cada parte caso os dados sejam roubados, acessados por computadores não registrados ou até mesmo deletados do servidor.

•    Para com seus colaboradores defina todas as senhas de acesso, agende datas para backups períodos de todos os arquivos e reforce o sigilo dos dados apresentados no dia a dia da empresa

3.    Customizações desnecessárias: Customizações custam caro e em sua maioria tornam o sistema mais burocrático e complexo. Lembre-se que um ERP funciona para dar agilidade aos processos da sua empresa então tente se manter o máximo possível com as funcionalidades gerais antes de pedir ao fornecedor novos módulos para integrar dados específicos da sua empresa.

4.    Não integração com outros sistemas já existentes na empresa: este é um grande risco para quem já controla os dados da empresa de uma maneira automatizada. Certifique-se que o seu ERP consegue importar dados de tabelas do Excel e também de arquivos gerados por outros sistemas. Se isso não ocorrer, tenha certeza que sua equipe gastará algumas semanas para importar e atualizar consultando o Fluxo de Caixa.

Implementação de ERP

Softwares ERP não são programas que você baixa rapidamente na internet e sai usando no mesmo dia. Uma solução de ERP pode demorar de uma semana até três meses para ser integrado a todos os departamentos de uma empresa. Geralmente a implementação de um ERP segue por cinco etapas:

•    Integração da infraestrutura

•    Migração de Dados

•    Treinamento de pessoal

•    Integração de departamentos

•    Testes de segurança

Como escolher o ERP ideal?

Para escolher um programa ERP ideal para sua micro e pequena empresa você deve seguir quatro etapas:

1.    Mapeamento de processos internos — Entenda exatamente quais são as falhas de comunicação e integração entre os departamentos de sua empresa para ter um problema-chave para resolver com um ERP.

2.    Orçamento com fornecedores — Além de buscar em média três fornecedores qualificados para te atender, busque saber quais e quantas empresas do seu ramo de atuação elas atendem.

3.    Planejamento da implantação — O planejamento deve ser feito pelo fornecedor em unidade com o calendário da sua empresa e com a disponibilidade de cada gestor. Evite datas de muita movimentação dos funcionários e dos gerentes.

4.    Treinamento e revisão dos hábitos da equipe — O que leva um bom uso de um sistema de ERP não é apenas suas estruturas tecnológicas e sim o valor das pessoas que operam no sistema. Promova concursos, workshops e palestras dentro da sua empresa para mostrar quais serão os benefícios de um sistema ERP e como toda a empresa vai ganhar com isso.

Um microempreendedor não necessita de grandes custos de um ERP realizado para grandes empresas. Ao optar pelo sistema integrado de gestão da empresa com melhor adequação ao seu negócio, é imprescindível que o conheça claramente.

Ao analisar as funcionalidades, os custos, a ferramenta de suporte e o que mais disponibiliza o seu negócio, há a possibilidade de escolher um ERP que corresponda as exigências da empresa e da sua disposição bancária. 

Isso significa que, ao promover a definição daquilo que é ideal para a sua empresa, o seu sistema deve ter exatamente aquilo que utilizará para ela, sem gastar mais com itens que não lhe serão úteis.