Processos Internos
O que são processos internos?
Processos internos são atividades organizadas e realizadas em sequência com o objetivo de gerar um objetivo pré determinado. Criar um processo com etapas claras ajuda a empresa a alcançar seus objetivos de forma organizada e eficiente. Sem processos definidos uma instituição perde muito tempo para realizar uma ação simples. Afinal, a cada vez que for executá-la, será necessário definir uma nova forma de começar e pensar o que fazer em seguida, até atingir o resultado final.
Os processos tornam mais fácil a realização de tarefas comuns de uma empresa. Por exemplo, ao definir um processo de venda, a equipe comercial sabe exatamente o que fazer na etapa seguinte, conforme um prospect avança no funil de vendas. Sem um processo de vendas definido, cada colaborador pode seguir seu próprio caminho, o que em alguns casos pode funcionar e em outros não. Fato é que a criação de processos garante que uma atividade seja realizada de maneira padronizada, seguindo as etapas definidas pelos especialistas e líderes da empresa.
Sem processos também é muito mais difícil treinar os novos profissionais que chegam na sua equipe. O objetivo deste artigo é que se compreenda que sem processos uma empresa pode enfrentar uma lista de problemas que podem resultar em:
- Aumento do tempo gasto para a execução de uma atividade;
- Queda na qualidade da entrega;
- Redução da produtividade;
- Gasto desnecessário de insumos;
- Dificuldade no treinamento da equipe;
- Insatisfação dos clientes, etc.
É por isso que processos internos são tão relevantes para a empresa. Quando criados eles garantem que o fluxo de trabalho seja mais eficiente.
Como otimizar processos internos?
A definição dos processos entretanto, não é uma garantia de que o modo como algo está sendo feito, é a melhor maneira de execução. Os processos podem sempre evoluir, a fim de oferecer melhores resultados para a empresa e para os clientes que interagem com ela.
Por exemplo, é possível reformular um processo de atendimento para que o cliente espere menos tempo para ser atendido. O processo de marketing pode identificar que algumas ações simplesmente não estão trazendo resultados, logo é necessário reformular o contato com as personas da empresa. Enfim, existem muitas razões para um processo precisar passar por mudanças. A ironia é que quanto mais definidos forem os processos das empresas, mais fácil será identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
Mas, afinal, como fazer a otimização de processos internos? Confira a seguir!
1. Faça o mapeamento de processos
O primeiro passo para otimizar processos internos é conhecer quais processos são realizados atualmente. É comum que empresas que não tenham processos definidos oficialmente acabem realizando uma sequência de atividades, que vai passando dos mais experientes para os profissionais que acabaram de chegar na empresa. Por isso, entenda como são realizadas as atividades atualmente dentro de um setor. Por exemplo:
- Como é feito o processo de atendimento ao cliente?
Será necessário acompanhar o dia a dia dos profissionais e tentar desenhar um tipo de escopo sobre o que é feito.
Se a empresa já tem um processo definido, melhor ainda. Analise esse processo, verifique se ele realmente é aplicado na prática e comece a partir dele. Nesse mapeamento inclua:
- O que é feito;
- Qual é a sequência de atividades cumprida;
- Quem é o responsável por cada etapa.
2. Identifique oportunidades de melhoria
Com um mapeamento do que é feito atualmente, você poderá identificar oportunidades de melhorias e lacunas que precisam ser preenchidas. Caso sua empresa tenha acesso a ferramentas de processos que ofereçam dados sobre cada etapa, use-os para identificar gargalos. O objetivo aqui é propor ideias para otimizar processos. Uma das formas de fazer isso, além dos indicadores apresentados pelas ferramentas, é conversando com os responsáveis pela execução de cada etapa. Por exemplo, uma sequência de atividades de atendimento impacta nos clientes. Então você precisa perguntar o que eles acham do suporte que recebem.
3. Execute os processos novos
Com os novos processos definidos é hora de colocá-los para funcionar. Todos os profissionais envolvidos devem estar treinados sobre o que fazer. Também é importante que haja uma base de conhecimento para consulta. Evite etapas que não contribuem para o avançar das fases e que são meramente ilustrativas. Lembre-se que o objetivo da gestão e mapeamento de processos é tornar a empresa mais eficiente.
4. Avalie os resultados
Com os novos processos em prática, é hora de medir os resultados que eles apresentam. Se a sua empresa não usava ferramentas, é importante mudar essa realidade. No mercado altamente competitivo em que as empresas estão inseridas, o uso de tecnologia é indispensável para a otimização de processos internos e externos.
A tecnologia oferece mais agilidade, assertividade, aumenta a produtividade e reduz custos dos mais variados setores e atividades.
Além de permitirem que você tenha acesso a dados fundamentais para gestão inteligente da empresa.
5. Otimize os processos internos mais uma vez
A avaliação dos dados sobre cada processo da empresa deve mostrar o que está funcionando e o que pode funcionar melhor. Se você usa um sistema ERP, por exemplo, você consegue reunir facilmente em um só lugar dados de diversos setores da sua organização.
Ao identificar processos que não estão oferecendo os resultados que você esperava, é preciso reformulá-los.
Perceba como o acesso a dados facilita a gestão. Ao invés de ficar chutando sobre qual fase de um processo pode estar atrapalhando seu avanço, os indicadores são capazes de mostrar exatamente onde há um gargalo que gera ineficiência. Dessa forma, você reduz custos tentando descobrir o que está acontecendo e fazendo mudanças desnecessárias, ao mesmo tempo que reduz o tempo para encontrar e aplicar a solução. Logo, é possível corrigir o problema muito mais rapidamente e voltar a execução. Isso diminui o tempo de perdas que a sua empresa tem com um processo ineficaz.
Automatize os processos!
Um dos objetivos de otimizar os processos internos é torná-los mais rápidos e mais eficientes.
Para que isso aconteça a automação vai ser um ganho muito importante para a sua empresa. Ao automatizar processos repetitivos você libera tempo da sua equipe para trabalhar com aspectos mais estratégicos do negócio. Logo, você tem ainda mais ganho em melhoria de resultados. Além disso, a automação de processos permite que muitas tarefas até então impossíveis de serem realizadas manualmente, passem a se tornar simples, trazendo resultados efetivos para o negócio.
Por meio da automação de processos sua empresa ganha em muitos sentidos, inclusive na melhoria dos resultados que eles trazem para o negócio.
Resumindo, para otimizar processos internos indicamos as seguintes etapas:
- Faça o mapeamento de processos;
- Identifique oportunidades de melhoria;
- Execute os processos novos;
- Avalie os resultados;
- Otimize os processos internos mais uma vez;
- Automatize os processos.
Quais os benefícios de otimizar processos internos?
Ao longo deste artigo, citamos algumas vantagens que a gestão e mapeamento de processos trazem para a empresa. Sem dúvida uma cultura organizacional voltada para a melhoria contínua de processos tende a levar a empresa à alta performance.
Por isso, investir em ferramentas que facilitem o acesso a dados, integrem informações relevantes e geram insights sobre processos que executam, é uma prática indispensável para quem busca alcançar desempenhos cada vez melhores.
