Principais funções do setor de compras
O setor de compras é a área responsável por abastecer a empresa com tudo o que ela precisa em todas as áreas, desde acessórios para os escritórios até os materiais mantidos no estoque para garantir a produção.
Esses profissionais precisam lidar com uma demanda muito grande de informações. Além disso, necessitam fazer boas negociações, manter contato com os fornecedores, sempre com o objetivo de garantir soluções com o melhor custo benefício.
Dentre as principais funções do setor de compras podemos destacar:
1. Encontrar e negociar com fornecedores diferentes, considerando preço, qualidade, quantidade e entrega no prazo certo;
2. Receber, organizar e aprovar ou rejeitar pedidos de compras de todas as áreas de uma empresa;
3. Emitir ordens de compra;
4. Manter a empresa com os estoques abastecidos e controlados (por essa razão, é fundamental que a área de compras e de estoque estejam sempre alinhadas);
5. Cuidar de documentos fiscais junto com a contabilidade;
6. Controle de orçamento, sendo capaz de manter em dia as contas e não deixar que o volume de compras exceda a verba disponível.
Para colocar em prática todas essas ações é necessário o máximo de organização e de entendimento sobre o negócio. Diante disso, o mercado disponibiliza tecnologias para tornar as funções do setor de compras mais fáceis e precisas de serem executadas.
- Como fazer a gestão de compras?
A gestão de compras é sem dúvidas uma das principais funções do setor, mas colocá-la em prática é um desafio de muitas empresas. Isso porque o volume de informação costuma ser amplo, cheio de entradas e saídas que precisam ser monitoradas. Além disso, o setor de compras precisa estar integrado diretamente com todas as outras áreas, desde a pessoa responsável pela limpeza (para garantir o abastecimento dos produtos e materiais) até o setor de estoque.
Para começar a gestão, o primeiro passo é ter um processo bem estruturado e mapeado de gastos: tanto as despesas fixas como também as variáveis.
A integração com outras áreas ajuda o setor de compras tanto a definir quais serão os custos fixos e variáveis, como também identificar gargalos e oportunidades para negociação com os fornecedores. Dessa forma, as funções do setor de compras também ficam mais claras para o restante da empresa.
- O principal desafio do setor de compras
O setor de compras apresenta diariamente o desafio de pensar em comprar uma grande quantidade de produtos, deixando-os estocados e, assim economizando nesse processo. É verdade que quando a quantidade de materiais é maior, também cresce o poder de barganha, mas há riscos que precisam ser levados em consideração: o alto valor de um estoque e a possibilidade des
