Otimize os pedidos de compra
Para uma boa gestão é preciso atender todas as demandas dos processos internos e garantir o funcionamento das atividades. Neste cenário, um dos grandes desafios é realizar um processo de pedido de compra ágil e eficiente. Em um mercado cada vez mais competitivo, uma forma de alcançar melhores resultados e ganhar espaço é com a diminuição de custos - e pedidos de compra realizados de forma correta colaboram para a redução de gastos.
A seguir vamos trazer algumas práticas para ajudar a realizar um processo de compras da melhor forma possível. Confira!
O processo de ordem de compra é o principal responsável por oficializar a aquisição de materiais e produtos de um fornecedor, seja para o estoque ou para o uso dos colaboradores. Podemos conceituar o pedido de compras como um contrato formal entre comprador e vendedor, contendo todas as informações para que o serviço seja realizado. Nesse documento são listados dados como a quantidade necessária, tipo de material, prazos para a entrega, qualidade esperada, local ao qual deve ser encaminhado, entre outros.
No pedido de compra também devem ser descritos os preços por unidade de cada item, os totais e a taxação de tributos. Todas essas informações devem ser conferidas, evitando qualquer tipo de erro. Quanto mais elaborado é um pedido de compra, com todos os dados necessários preenchidos, mais rápido são os processamentos e a entrega pelo fornecedor, garantindo a eficiência.
Quais são as melhores práticas para esse processo?
Realizar pedidos de compra de forma simples e rápida é essencial para que a empresa possa manter suas atividades, pois muitos dos materiais requisitados podem ser insumos para seus produtos e serviços. Qualquer falha que resulte em atrasos ou na compra de materiais de forma equivocada pode prejudicar os processos internos da companhia. Por isso é tão importante manter um controle eficiente acerca de todo o processo de compra, evitando problemas e garantindo os melhores resultados.
Conheça as melhores práticas a serem adotadas a seguir:
Requisição de compra
A requisição de compra é um documento desenvolvido pelo setor de compras e contém campos para que sejam preenchidas todas as características dos itens solicitados. Ele deve ser preenchido pelas áreas requisitantes da empresa sempre que houver a demanda por reposição. Quando o departamento de compras recebe essa requisição, tem início o processo de busca por um fornecedor que possa suprir essa necessidade.
Análise de fornecedores
A maioria das empresas trabalha com vários fornecedores. Isso porque quanto maior for o número de opções, maior será a concorrência de preços e, consequentemente, as compras poderão ser feitas pelo menor valor.
Para que isso seja possível é preciso realizar uma análise dos fornecedores existentes no mercado e ficar de olho nos que podem surgir, mantendo uma cartela com os mais interessantes em questão de preço, qualidade, rapidez e outros pontos que possam chamar sua atenção.
Cotação
A cotação é uma forma de encontrar qual é o melhor preço no mercado para um determinado material ou insumo necessário para a sua empresa. Utiliza-se a cotação geralmente quando não há necessidade de rapidez no processo, pois alguns fornecedores podem demorar um pouco para responder.
O processo é bem simples: a equipe de compras deve elaborar uma solicitação com todos os dados sobre a compra (material, quantidade, qualidade, etc.). Então, o fornecedor envia o orçamento com o valor total. Ao receber e analisar a proposta de todas as empresas cotadas, o setor de compras pode escolher a mais vantajosa naquele momento.
Follow-up
Fazer o follow-up é acompanhar todo o processo dos pedidos de compra para garantir que todas as atividades que o compõem estejam funcionando corretamente e que não haja nenhum tipo de falha no final. Esse acompanhamento é essencial, pois esse é um setor chave para toda a atividade da empresa (sem materiais não é possível continuar trabalhando). É preciso manter um fluxo contínuo de insumos, seja para a comercialização, produção ou prestação de serviços.
Aprovação
Todas as propostas enviadas pelos fornecedores durante uma cotação, ou até mesmo por solicitação direta, devem ser analisadas por um colaborador responsável. É possível que o aval do diretor seja necessário em compras mais elaboradas ou estratégicas. O processo de aprovação é um dos mais críticos, pois é preciso analisar muito bem cada uma das propostas recebidas. É preciso levar em conta não somente com o preço estabelecido pelo fornecedor, mas também a qualidade do produto, os prazos de entrega entre outros fatores.
Os sistemas de gestão são grandes aliados para os departamentos de compras durante a realização dos seus pedidos. Esses sistemas podem auxiliar a equipe na realização de todas as boas práticas descritas acima. Muitas empresas já estão utilizando sistemas de gestão capazes de automatizar boa parte das etapas envolvidas nos pedidos de compras e com isso estão ganhando agilidade e produtividade no processo.
Ao automatizar os processos internos se otimiza o tempo gasto nas tarefas, já que todos os setores são integrados havendo compartilhamento das informações e com isso, consequentemente, redução de custos operacionais. Outro ponto que auxilia a diminuir custos é a organização das informações de todos os setores, acesso mais rápido aos dados, menores chances de erros e relatórios em tempo real. Com todas as melhores práticas descritas neste material, somando o SGE da Insoft, temos a certeza de que seu processo de pedido de compra se tornará muito mais eficiente, colaborando para o crescimento da empresa. Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais.
