Otimização de Processos
Desenvolver processos claros e bem estruturados é essencial para garantir a sobrevivência e o crescimento de uma empresa no mercado. Afinal, são os processos internos que orientam as equipes, fazem a empresa funcionar e entregar valor para seus clientes.
- O que é otimização de processos?
A otimização de processos é um conjunto de práticas que promovem mudanças e melhorias na execução dos processos em uma organização, tornando-os mais eficientes e ágeis. Essas ações visam eliminar ou reduzir o desperdício de recursos e de tempo envolvidos em um processo.
Para que uma otimização de processos seja feita com sucesso, é preciso:
1. Levantar todas as regras de negócios dos processos;
2. Fazer mapeamentos de todos os processos;
3. Padronizar a execução, ou seja, a rotina de trabalho dos participantes dos processos;
4. Acompanhar e/ou monitorar a execução dos processos;
5. Identificar os gargalos;
6. Corrigir os erros que atrapalham o alcance de resultados;
7. Identificar os pontos de melhoria.
A organização do fluxo de trabalho através da otimização de processos e a forma correta dos colaboradores executarem suas atividades é a união certeira para uma boa estruturação organizacional e, consequentemente, o alcance de resultados.
- Qual é a importância da otimização de processos?
A redução de custos e o aumento da produtividade são fatores chave que as empresas buscam na hora de promover melhorias nos processos e alinhamento com os objetivos estipulados.
A otimização de processos é capaz de proporcionar essas melhorias na empresa, além de ajudar gestores a colocar em prática as estratégias organizacionais para alavancar os negócios.
Os indicadores de desempenho, fornecidos por sistemas tecnológicos específicos, são capazes de ajudar nas tomadas de decisão e melhorar a compreensão dos resultados como um todo. Alguns dos indicadores mais importantes são:
Valor – Custo
Custo com participantes do processo (valor da hora multiplicado pela quantidade de tempo gasto) somado aos demais custos do processo, como custo com ferramentas utilizadas no processo, por exemplo. Quanto menor for este valor, melhor para a empresa.
Eficiência
Tempo gasto no processo dividido pelo tempo previsto. Quanto mais próximo o resultado for do valor 1 (um), mais eficiente está sendo a execução do processo.
Eficácia
Quantidade de tarefas previstas dividido pela quantidade de tarefas executadas. Quanto mais próximo o resultado for do valor 1 (um), mais eficaz está sendo a execução do processo.
Rentabilidade
Lucro obtido pelo processo dividido pelo valor investido para execução do processo. Quanto maior esse valor, melhores são os resultados para a empresa.
A otimização de processos, quando não é automatizada e integrada, tem maiores chances de erros. Isso porque, sem a tecnologia necessária, as falhas no meio do processo, por menores que sejam, podem impactar diretamente no faturamento.
- Quais são as vantagens da otimização de processos?
A implementação da otimização de processos gera benefícios em todos os setores da empresa, além de promover um maior bem-estar organizacional para os colaboradores. Entre as inúmeras vantagens da otimização, listamos as principais a seguir.
Mais eficiência
Com a correção de falhas e a padronização das atividades, ao aplicar a otimização de processos, a empresa consegue gerar mais eficiência no trabalho, resultando em uma crescente melhora na execução das ações e em um tempo menor. É possível avaliar cada etapa do processo para entender quais são os gargalos e, assim, fazer modificações precisas e que aumentem a eficiência.
Redução de custos
Muitas etapas das atividades de uma empresa têm gastos desnecessários e que só prejudicam os processos. Fazendo avaliações e mudanças, os gestores conseguem reduzir custos de várias maneiras, como no uso de materiais e etapas sem necessidade, no retrabalho e em erros e desperdícios.
Melhor integração
Com a aplicação da otimização de processos, é possível identificar a sequência mais eficiente das atividades, quais tarefas e áreas se interligam, para que tudo esteja alinhado na organização. O fluxo de comunicação entre funcionários de setores distintos passa a ser fluido e natural, melhorando a produtividade.
Facilidade na resolução dos problemas
A otimização de processos permite mais facilidade na identificação dos gargalos, além de eficiência na resolução deles. Outra vantagem é que, com a identificação desses problemas, os gestores conseguem ter uma visão ampla dos processos e criar planejamentos estratégicos assertivos.
- Quais ferramentas são usadas para otimizar processos e como aplicá-las?
A tecnologia é uma grande aliada na otimização de processos em uma organização. O uso de ferramentas adequadas para facilitar a execução, tanto de atividades internas quanto externas, é essencial para que a empresa conquiste mais produtividade, eficiência e bons resultados. Conheça o SGE da Insoft e tudo o que podemos te oferecer para facilitar a rotina de sua empresa. Entre em contato, vamos conversar!
