Implantando um ERP

Implantar um software de gestão empresarial (SGE) é um avanço na saúde institucional, pois sabemos que quando uma organização passa a contar com um software que automatize os seus processos, os negócios tendem a crescer exponencialmente.

Isso porque o sistema permite a automação de diversas tarefas, e a otimização de todas as outras. Tempo é algo que nunca mais será perdido. Então, neste material vamos apresentar algumas dicas para o momento da implantação de um software de gestão.

Primeiramente, após a decisão de iniciar o uso de um sistema na empresa, deve-se reunir os líderes de todos os setores. É fundamental que haja pelo menos um colaborador representante de cada setor, por menor que seja. Caso a empresa possua setores que não têm um líder propriamente dito, deve-se escolher o funcionário que mais apresente o perfil de liderança. Essa equipe deverá receber as orientações que serão passadas a todos os outros colaboradores. É também através dessa equipe, que se colhe os feedbacks dos funcionários. Importante selecionar os colaboradores que farão parte dessa equipe com muito cuidado, pois o sucesso na implementação do software dependerá, em grande parte, deles.

Com a equipe de líderes reunida, o próximo passo para implantar um software de gestão é definir quais são os processos mais críticos de cada setor. Este mapeamento deve ser feito por todos os líderes. Eles devem apontar onde ficam todas as funções essenciais do sistema para seus setores. Fazendo isso, quando uma função precisar ser acessada, todos saberão onde ela está. Os próprios líderes podem se auxiliar mutuamente caso tenham dúvidas. Essa é uma forma de descobrir as melhores funções do sistema, além de saber exatamente quais serão as utilizadas nos processos críticos.

Outra boa dica para implantar um software de gestão é elaborar um planejamento de aderência. Parte dele já está pronta, pois já foi criada uma lista dos processos críticos e o mapeamento do software.

Agora, deve-se determinar quais ações serão tomadas para solucionar os eventos críticos. Depois que estes estiverem em pleno funcionamento, o planejamento é o que vai dizer a ordem de implementação de todo o resto. Depois de tudo isso, inicia-se a migração dos dados. Antes de começar a operar efetivamente, é necessário que o novo software seja alimentado com os dados da empresa, dos clientes, das operações, entre outros. Todo processo crítico deve ser migrado antes.

Inicia-se a migração de dados por eles, e o restante conforme o tempo permite. O ideal é ter um colaborador dedicado em cada setor para fazer a migração de dados.

Uma dica para implantar um software de gestão com eficácia é estabelecer metas a curto prazo. Isso porque a implementação não pode demorar muito tempo, ou a empresa não estará aproveitando todo o potencial do software que adquiriu. Portanto, estabelecer metas claras que dizem os prazos para operação plena de cada setor. Estabelecer também metas produtivas, que devem ser, no mínimo, iguais às metas antes do software. Quando os colaboradores já estiverem ajustados a ele, as metas devem ser aumentadas para explorar o potencial do sistema.

Mais uma dica para implantar um software de gestão é fazer uma previsão de demanda para o período da implementação. Pode acontecer da capacidade diminuir durante a adaptação ao software, pois os colaboradores estão aprendendo a lidar com ele.

Tendo isso em mente, a gestão deve planejar sua demanda de acordo. Se for preciso, dividir a equipe em duas. Uma continua os trabalhos rotineiros de sempre, enquanto a outra aprende o novo software. Quando a equipe do software já estiver plenamente operante, a outra deve começar o treinamento.

Se os imprevistos já acontecem dentro da rotina inalterada, imagine, então, quando algo tão importante quanto um software está mudando. Uma dica essencial para implantar um software de gestão sem confusão é orientar a equipe sobre o que deve ser feito em casos de imprevistos.

Caso ainda não souberem muito bem o que fazer em cada cenário, oriente-se a não tomar decisões sozinhos, mas a procurarem os líderes de seus setores. A comunicação interna é primordial neste momento.

E claro, o suporte!

Sempre que preciso, solicitar suporte ao fornecedor do seu software.

O fornecedor poderá esclarecer dúvidas sobre as ferramentas, relatórios, menus, parâmetros e até possíveis falhas sempre que necessário. O suporte é o porto seguro no que diz respeito ao novo software. Então, não se deve hesitar em acioná-lo. O suporte da Insoft é humanizado e estamos sempre prontos para atender nossos clientes! Entre em contato conosco e saiba mais.