Fluxo de caixa bem feito: economia para empresa!
Manter um fluxo de caixa atualizado e equilibrado é uma tarefa que exige dedicação. Fazê-lo corretamente e com clareza, irá garantir recursos para que uma empresa atinja os objetivos de curto, médio e longo prazo.
No material de hoje, vamos entender os erros que devem ser evitados e conhecer os benefícios de um fluxo de caixa gerado em tempo hábil, garantindo para a empresa agilidade e segurança ao fechar negócios e alavancar os lucros.
Prazos e juros elevados: qual a influência do fluxo de caixa?
O fluxo de caixa mal feito traz vários problemas para uma empresa e um dos entraves é o vencimento das obrigações a pagar em um momento em que o caixa da empresa está desfalcado. Quando isso ocorre, a empresa se vê, na maioria das vezes, obrigada a contrair empréstimos para não ficar em débito com os fornecedores e prejudicar transações futuras.
Um fator agravante de tudo isso é que o fluxo de caixa faz gestão de valores de curto e curtíssimo prazo, e quando a empresa precisa recorrer a recursos de terceiros para pagar esse tipo de despesa, geralmente os juros são bem altos. Os altos juros acabam fazendo com que os lucros da empresa sejam corroídos ou até mesmo, incorporados no preço final do produto, fazendo com que a organização perca competitividade, correndo o risco de perder mercado.
Para evitar esse tipo de problema na empresa é necessário estabelecer uma política de prazos bem definida. Procurar ao máximo conseguir prazos com os fornecedores, superiores àqueles oferecidos aos clientes.
Para definir este tipo de política e avaliar quais são os prazos ideais, é necessário que o fluxo de caixa esteja atualizado e com informações completas, possibilitando a geração de relatórios assertivos para a tomada de decisões estratégicas.
Quando a empresa movimenta altos valores e realiza os pagamentos em dia, convencer os fornecedores a aumentar os prazos não costuma ser uma tarefa muito complicada. No entanto, quando a empresa ainda não chegou nesse patamar de conseguir pressionar os fornecedores com prazos mais flexíveis, o ideal é organizar as operações comerciais de forma que o giro de vendas do estoque seja altíssimo.
Este tipo de processo é muito conhecido pelos administradores como Just in Time (JIT).
Administração da produção Just in Time.
Just in Time (JIT) é uma expressão inglesa que significa “no momento preciso, no momento exato”, correspondendo ao processo de fabricação dos produtos na qualidade adequada, na quantidade certa, no momento oportuno e com o menor custo possível. O Just in Time trabalha com um sistema de produção “puxada”, ou seja, a produção de bens e serviços exatamente no momento em que são necessários. Isso significa não produzir antes para não formar estoques e onerar os custos, perdendo faturamento e oportunidade de melhorar o fluxo de caixa.
Basicamente, o Just in Time tem por objetivo atender a demanda instantaneamente, com qualidade perfeita e sem desperdícios, visando aumentar a competitividade. Esses desperdícios, geralmente camuflados, aparecem sob a forma de perdas sutis como altos estoques, baixa qualidade, tempo de fabricação demorados, excesso de movimentação, entre outros. O objetivo de reduzir estoques na filosofia JIT é justamente tornar esses problemas visíveis, para então solucioná-los.
Por isso, o controle do fluxo de caixa é essencial para a produção Just in Time, como avaliar os custos com o intuito de adequar o preço de venda ao mercado, estabelecendo o nível mínimo de estoque que compõe uma estratégia de resultado. Dessa forma, também é possível tomar atitudes emergentes para revestir o saldo negativo do fluxo de caixa, tais como:
- Antecipação das vendas;
- Antecipação do recebimento de títulos a vencer;
- Prorrogação dos compromissos;
- Análise dos estoques;
- Análise da estrutura dos gastos fixos,
- Outras medidas (empréstimo bancário, desconto e duplicatas, empréstimo dos sócios, etc.).
Planilhas eletrônicas.
Quando o fluxo de caixa deixa de ser uma ferramenta estratégica dentro da empresa, ou seja, os dados estão desatualizados, muitos problemas começam a aparecer. Surgem contas com vencimento em datas em que o caixa da empresa está desfalcado, empréstimos contraídos junto aos bancos sem necessidade, parcelamento de inúmeras obrigações gerando acúmulo de contas a pagar por um longo período, etc.
Normalmente, esses problemas começam a ocorrer quando os gestores insistem em manter as mesmas planilhas eletrônicas que utilizavam quando abriram a empresa. As planilhas, em um primeiro momento, são muito importantes para auxiliar nas informações financeiras da empresa, mas elas não podem acompanhar o negócio pelo resto da gestão.
Os problemas de tentar manter as planilhas quando uma empresa cresce são inúmeros.
Dessa forma, é interessante que os gestores invistam em um software como o ERP (Enterprise Resource Planning), que possa oferecer todas as informações relevantes rapidamente. Alguns empresários acham que não é necessário ter esse tipo de investimento, mas ter todas as informações financeiras da empresa disponibilizadas em tempo real, pode gerar vantagem econômica sobre os concorrentes.
Com um software, é possível ter acesso imediato às informações, como por exemplo a época certa para renovar os estoques, e claro, conseguir manter os vencimentos e prazos sob controle, de forma que não será mais necessário ficar contraindo empréstimos de curto prazo, pagando juros altíssimos ou parcelando dívidas por longos períodos.
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