Erros comuns no controle financeiro manual
No aspecto financeiro de uma empresa, possuir o controle de fluxo de caixa é primordial, pois através dele se acompanha as entradas e saídas de capital e toda a movimentação que ocorre num determinado período. Para a atividade ser bem sucedida é indicado haver um planejamento, além de boa organização, claro. Desta forma evita-se falhas que podem comprometer os resultados e consequentemente, levar a decisões equivocadas. Por meio do controle de fluxo de caixa, o gestor consegue observar estimativas de resultados, se a empresa, durante um determinado período, vai fechar com lucro ou prejuízo (quando as saídas são maiores que as entradas). A partir deste momento, a gestão da organização pode se antecipar e elaborar ações que auxiliem a minimizar ou eliminar este risco, mantendo a saúde financeira do negócio em dia.
Existem alguns erros que são muito comuns, principalmente em negócios que estão em início de atividade, o que prejudica a qualidade das finanças, compromete as análises e o processo decisório do gestor (refém de informações imprecisas ou equivocadas).
A seguir, cita-se algumas destas falhas e como se pode evitá-las.
1. Inconsistência das informações.
Quando se registra informações de forma incompleta, ou que podem tornar-se incompreensíveis após um certo período, há grandes chances de ocorrerem confusões nas análises. Além da perda de tempo nas tentativas de compreender sobre o que se trata aquele lançamento, também há o risco de interpretar os dados de maneira equivocada, o que leva a decisões errôneas.
Portanto, para otimizar a gestão das finanças na empresa, o ideal é possuir as informações completas e claras.
2. Previsões financeiras sem fundamento.
Estimar lucros ou outras informações sem precisão, podem prejudicar seriamente o negócio. Geralmente, ocorre quando os gestores estão entusiasmados com as metas e definem objetivos que vão além da capacidade do negócio no momento.
Entretanto, quanto mais realistas as previsões forem e baseadas em dados sólidos e confiáveis, maiores serão as chances de fazer um planejamento mais assertivo.
3. Considerar valores futuros.
Tanto nas análises quanto nas decisões, considerar os valores de vendas que ainda não estão disponíveis em caixa, é um dos equívocos mais comuns de acontecer. Ocorre quando o responsável registra como entrada os valores que serão recebidos a prazo, o que pode ocorrer em vendas parceladas, cheques pré-datados, etc. Para evitar que isso aconteça, deve-se aguardar a data em que o dinheiro realmente entrar ou sair do caixa (compensação) e não registrar no momento da venda ou aquisição de produtos ou serviços.
4. Misturar valores pessoais com os do negócio.
Há casos em que os gestores realizam o pagamento das contas pessoais com o dinheiro da empresa. Isso faz com que seja praticamente impossível conhecer a verdadeira situação financeira do negócio, além dos impactos negativos tanto para os resultados quanto para a elaboração de novas estratégias.
O ideal é possuir contas e cartões separados, pessoa física e jurídica.
5. Não atualizar as informações periodicamente.
Apesar de geralmente as análises do fluxo de caixa serem feitas no final ou no início do mês, é preciso ter convicção de que a movimentação ocorre diariamente. Isso significa que as atualizações precisam ser parte da rotina, serem realizadas com grande frequência, para evitar perder registros importantes, que farão falta na análise. Desta forma, aumentam-se as garantias de que o controle de caixa é real e condiz com o dia a dia da organização. Sempre que alguém necessitar de informações ou de alguma análise, ela será feita de maneira atualizada e em tempo real, ampliando as chances de acerto.
Otimizar o controle do fluxo de caixa é sinônimo de positivar a gestão financeira e consequentemente os resultados do negócio. Existem algumas ações que podem ser adotadas para alcançar esse objetivo, uma delas, que acreditamos ser primordial, é a automação dos processos. Hoje em dia contar com um sistema eficiente para a gestão financeira, que auxilie a controlar os processos empresariais e a otimizar o dia a dia do gestor, é peça fundamental aos negócios. Controle financeiro, emissão de notas e boletos, organização das contas, controle de entrada e saída de produtos no estoque, entre muitos outros recursos que facilitam a rotina da empresa, é o que a Insoft tem para lhe oferecer. Simplificar os processos com resultados cada vez mais satisfatórios! Entre em contato conosco e conheça mais sobre o SGE da Insoft.
