Controle de Compras

O que é o controle de compras?

É o conjunto de práticas e ações que visam organizar o processo de aquisição da empresa, seguindo seu modelo de produção e os níveis de estoque. Desse modo, é possível comprar insumos e matérias-primas de acordo com as necessidades da sua empresa.

Com uma boa gestão, sua empresa não apenas se preocupa em comprar os bens e serviços necessários, mas também em adquirir esses itens de forma a obter o máximo de valor, economia e eficiência.

 

Qual a importância do controle de compras para uma empresa?

Exercer um bom controle de compras de uma empresa é importante para reduzir os desperdícios, manter seu cronograma produtivo em dia, economizar na aquisição de bens e serviços, assim como melhorar seu relacionamento com os fornecedores. O bom controle nesse caso, possibilita que você tenha documentado exatamente quais bens e insumos foram adquiridos, bem como seus detalhes:

•    preço;

•    quantidade;

•    fornecedores;

•    data da compra;

•    quantidade em estoque;

•    estoque mínimo para tal item;

•    entre outras informações.

 

Controle de compras e estoque: como se relacionam?

Para quem é novo na gestão de um negócio, pode até não parecer, mas saiba: o controle de compras tem tudo a ver com o controle de estoque. A eficiência de um depende da precisão do outro. O raciocínio para entender essa relação é bastante simples: a partir do momento em que você tem completa visibilidade do que está em seu estoque (bem como de sua projeção de vendas e cronograma de produção), é possível saber exatamente o que precisa comprar, de acordo com quantidade, tipos, tamanhos, etc.

Estamos falando de uma maior organização para sua empresa, que pode se preparar de forma antecipada para as demandas — sem que lide com itens em falta ou em excesso.

 

Como fazer o controle de compras de uma empresa?

Bom, algumas dicas são bastante óbvias, como realizar uma pesquisa aprofundada no mercado antes de sair comprando de qualquer fornecedor — especialmente se a sua decisão for baseada apenas no preço, o que é um erro por vários motivos! No entanto, existem outras práticas que podem ser implementadas em sua operação. A seguir, separamos algumas delas para você que busca melhorar o controle de compras. Vamos lá?

 

- Faça uma projeção das vendas

A projeção de vendas é uma ferramenta muito popular e extremamente útil para diferentes avaliações estratégicas. Entre elas, serve de base para a gestão de compras! Como mencionamos anteriormente, a projeção é como um guia para que seu setor de compras organize as necessidades da operação. Assim, é possível adquirir os bens e serviços exatamente em relação ao que sua empresa precisa — sem que a organização sofra com a falta ou excesso de alguma mercadoria.

 

- Planeje as compras de acordo com o mercado

O planejamento de compras é o resultado da sua análise da projeção de vendas que o time de especialistas elaborou. Indicamos que você reveja o plano sempre que a projeção for atualizada, em consonância com seu cronograma de produção e compras. Ou seja, se você realiza compras mensais, considere a projeção de vendas para o mês inteiro. Se realiza a cada duas semanas, a mesma coisa. Procure estar sempre antenado e alinhado às demandas do mercado.

 

- Encontre boas parcerias de fornecedores

Uma vez que sua empresa saiba o que deve ser comprado, o próximo passo é identificar quais fornecedores potenciais podem cumprir com a demanda. Esse processo pode ser feito de diferentes maneiras, desde uma simples pesquisa na internet a uma análise mais aprofundada. É claro, recomendamos que você torne essa etapa a mais criteriosa possível — mas sem perder a assertividade. O objetivo deste processo é avaliar fornecedores relevantes de acordo com diferentes métricas, como preços, qualidade de serviço, reputação e reconhecimento no mercado, garantias e atendimento ao cliente. Após escolher as melhores opções e fechar negócio, procure consolidar seus fornecedores, criando parcerias que agregam valor conforme o tempo passa e reduzem riscos.

 

- Defina um cronograma de compras

Sabemos que nem sempre é possível realizar suas compras seguindo um calendário fixo, mas tentar manter-se fiel a um cronograma pode ajudar bastante. Isso porque é uma ação que favorece a transparência do processo de compra — bem como permite que você avise os fornecedores de antemão, que podem assim se preparar para arcar com suas demandas. Se você tem dados de vendas do último ano, pode se basear nessas informações para compor uma projeção aproximada, permitindo que saiba, por exemplo, qual o giro de estoque de seus produtos e, portanto, quando é necessário recomprá-los.

 

- Saiba negociar

Essa é uma dica um tanto polêmica para alguns, certo? Afinal, o que é “saber negociar”? Bom, falamos basicamente de utilizar de estratégias que favoreçam sua empresa e também estabeleçam a base para a criação de uma relação sólida com os fornecedores. Saber negociar não é simplesmente tomar decisões baseadas em preço, mas considerando todas as necessidades do seu negócio.

 

- Analise os contratos dos fornecedores

Além de tudo, saber negociar é também entender (ou contar com profissionais que entendam) como analisar os contratos com fornecedores. Faça questão de incluir as cláusulas que crê serem justas, bem como para equilibrar a balança de responsabilidades. Assim, tanto sua empresa como o fornecedor sabem exatamente o que fazer e como fazê-lo.

 

- Faça um bom gerenciamento do seu estoque

Como já ficou claro, a gestão do estoque tem tudo a ver com o controle de compras. Se um é feito com eficiência, você provavelmente não terá problemas com o outro. Saber exatamente o que você tem em estoque e qual sua projeção de vendas, vai permitir que você se planeje com maior eficiência no controle de compras.

 

- Categorize os itens e suas descrições

Quando falamos de fazer o inventário do seu estoque, é sobre justamente registrar as informações sobre cada item armazenado. Esse nível de aprofundamento vai ser essencial para que você possa determinar exatamente tudo que vai precisar nos novos pedidos, sem correr o risco de comprar itens em excesso.

 

- Controle as entradas e saídas

Além do inventário, procure se aproveitar de tecnologias que simplificam a gestão de entradas e saídas. Assim, você sabe exatamente o que tem em estoque, o que está na linha de produção e quais mercadorias precisa repor.

 

- Prepare-se para imprevistos

Quando falamos sobre o cronograma de compras, mencionamos que nem sempre é possível se manter alinhado, lembra? É que entendemos que imprevistos acontecem e podem atrapalhar o seu fluxo produtivo. Por isso, contar com um “Plano B” ou “Plano C” pode ser valioso. Digamos que um fornecedor tenha um problema em sua cadeia de suprimento e não consiga atender à sua demanda urgente. Ter contato com um fornecedor substituto pode fazer toda a diferença — é algo que mostra o valor de constituir uma verdadeira rede de fornecedores.

 

- Invista no treinamento da equipe

Não basta querer que seus funcionários mudem seu mindset e evoluam suas práticas administrativas e de controle, se eles não sabem o que deve ser feito. Nesse sentido, investir em capacitação é ideal, focando no treinamento de colaboradores-chave para o controle de compras.

 

- Monitore os processos

E, agora, como garantir a melhoria contínua de seus processos? Bom, é simples: monitore seus resultados! Procure mapear os indicadores dos setores de vendas, produção e compras, de forma que você compreenda a evolução na organização. Caso identifique problemas, você saberá exatamente onde agir para corrigir a situação e transformá-la em um case interno.

 

- Conte com a tecnologia

E, por fim, como melhor controlar compras, projetar vendas, monitorar resultados e contar com todos esses dados em um só lugar?

Se você pensou em um sistema de gestão, saiba que está certo.

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