5W2H
O 5W2H é uma ferramenta de produtividade que consiste em um conjunto de sete diretrizes que contribuem para a organização das tarefas, com o foco na melhoria contínua. Assim, a metodologia usa perguntas que visam ajudar os profissionais a desenvolverem o planejamento de projetos, estratégias ou atividades, com praticidade e clareza. Seguindo essa lógica, todos os envolvidos conseguem entender melhor o que se espera deles. Para começar, o 5W diz respeito às cinco diretrizes que começam, em inglês, com a letra W:
1. What (O que
2. Why (Por que)
3. Where (Onde)
4. Who (Quem)
5. When (Quando)
Já o 2H se refere às duas perguntas iniciadas com a letra H, em inglês:
1. How (Como)
2. How much (Quanto custa)
- Significado das 7 diretrizes da metodologia 5W2H
What (o que fazer): qual é o projeto, a estratégia, ou atividade que está sendo planejada? Qual é o objetivo que você deseja alcançar?
Why (por que fazer): por que isso precisa ser feito? É importante para a empresa, para a equipe ou para os clientes? Vai melhorar algum processo? Se sim, qual?
Where (onde será feito): será dentro ou fora da empresa? Se for responsabilidade de um setor específico ou departamento, qual é?
Who (por quem será feito): quais colaboradores participarão de cada uma das etapas?
When (quando): quando cada uma das atividades começa e quando é o prazo para terminá-las? O ideal é construir um cronograma detalhado.
How (como fazer): quais serão as etapas e ações para alcançar o objetivo definido? Aqui, uma boa ideia é utilizar também o quem e o quando, atribuindo cada etapa a um responsável e incluindo uma data de término específica para elas.
How much (quanto custará fazer): qual será a despesa para cumprir todas as tarefas planejadas? Avalie bem os recursos humanos e materiais necessários e estime quanto eles vão custar.
- A importância do 5W2H
O 5W2H é uma ferramenta extremamente útil para tomar decisões, aprimorar processos, obter maior eficiência, alcançar metas e otimizar o tempo. É um método de planejamento que envolve 5 perguntas básicas, além de outras duas para auxiliar na tomada de decisão. Esse método é fundamental para chegar ao processo de Gestão da Qualidade e mostrar os benefícios obtidos com sua utilização. A ferramenta possibilita a identificação de processos, fluxos de trabalhos e atividades que requeiram melhorias. Ela permite que você crie passos claros para alcançar os resultados previstos.
Como toda ferramenta de planejamento, o 5W2H foca em definir um objetivo, criar uma estratégia, implementar ações para alcançar o desejado e medir os resultados. É uma ferramenta simples, mas extremamente útil para melhorar os processos operacionais, reduzindo custos e aumentando a qualidade. Para obter melhores resultados com o 5W2H, é importante construir uma equipe multidisciplinar que abrace as mudanças e que esteja comprometida em buscar o melhor resultado. A Qualidade é um diferencial para qualquer negócio e essa ferramenta é uma forma de garantir a excelência nos processos.
- Vantagens de empregar a técnica 5W2H
Dentre as vantagens do 5W2H, estão: objetividade, otimização do tempo, distribuição e alinhamento de metas e, ainda, aumento da produtividade. Vamos desenvolver esses pontos a seguir. A princípio, como a metodologia é bastante objetiva, ela pode ser utilizada por empresas de todos os portes. Além disso, ela não necessita de uma equipe técnica especializada. Assim, qualquer colaborador pode se valer dela. Desse jeito, gestores competentes são capazes de responder às sete perguntas de maneira detalhada, organizando um bom planejamento sem perda de tempo ou informações desnecessárias.
Destacamos, principalmente, a importância da diretriz How (como fazer?). Para responder à pergunta, é essencial saber estabelecer metas e prazos. Em paralelo, deve-se definir muito bem os responsáveis pela realização de cada tarefa. E como em todo bom planejamento, esses aspectos ajudam a equipe a se manter alinhada quanto às etapas que cada um precisa cumprir para atingir o objetivo especificado.
- Como fazer o 5W2H?
Para aplicar essa metodologia, utiliza-se, geralmente, uma planilha 5W2H, com as perguntas (o que, por que, onde, quem, quando, como e quanto) listadas na primeira coluna. Assim, as respostas explicativas são colocadas na segunda coluna. O importante é ter um documento em que tudo esteja bem organizado, de maneira que as informações não gerem dúvidas ou ambiguidades. Outro ponto relevante é compartilhar o plano, por isso não se esqueça de liberar o acesso aos documentos, sejam planilhas eletrônicas ou arquivos de texto. Dessa maneira, qualquer membro da equipe poderá consultar as respostas de cada uma das perguntas quando quiser e de onde estiver, deixando a comunicação muito mais ágil e confiável. E, caso seja feita alguma modificação no planejamento, ela automaticamente será atualizada nos documentos compartilhados. Com isso, todos estão sempre a par das últimas novidades, evitando-se erros e confusões.
- Quando utilizar o 5W2H?
O sistema 5W2H pode ser utilizado sempre que você iniciar uma nova atividade na empresa. Não importa o grau de complexidade: a técnica por ser aplicada em ações simples, como contratar um novo software para a equipe, ou mais complexa, como um projeto que levará meses. Seja qual for o propósito, percebe-se que a metodologia é uma ferramenta de produtividade extremamente versátil, podendo ser empregada em empresas de todos os portes, de forma ágil e prática. Tenha em mente que o sistema não exige treinamentos intensos: basta responder suas sete perguntas e pronto – nasce assim um ótimo plano de ação! E, depois de entender esses aspectos, o colaborador se sente confiante e percebe que não tem nenhum segredo em como aplicar essa técnica. É só seguir respondendo o questionário de forma objetiva, mas sem esquecer de nenhum detalhe importante.
- Como a tecnologia pode ajudar na gestão de negócio e de projetos?
Como você pôde perceber, o sistema 5W2H pode ser feito em uma planilha ou até em uma folha de papel. Entretanto, não podemos esquecer de que a tecnologia é a principal aliada para o alinhamento de um time e para o bom funcionamento de uma empresa. Dessa forma, a dica de ouro é contar com um sistema de gestão que permita o acompanhamento integrado do desempenho corporativo em relação às metas, o que também colabora para a tomada de decisão.
Percebeu como o sistema 5W2H pode ser impulsionado com a tecnologia? Então, você precisa conhecer o SGE da Insoft, um software que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com base nas informações de todos os setores. Vamos conversar!
