Workflow

Workflow é uma expressão em inglês que significa fluxo de trabalho, e nada mais é do que uma sequência lógica de etapas na realização de tarefas que garante processos muito mais eficientes e automatizados.

 

Cada empresa tem suas demandas específicas, mas, em regra geral, todas podem se beneficiar de um plano de ação que tem como base a definição de tarefas que devem ser desempenhadas passo a passo, para obter um resultado muito mais satisfatório e menos custoso.

 

No workflow, cada colaborador conta com um plano de ação faseado, sendo que nele consta todas as tarefas que devem desempenhar em ordem específica. Assim, fica muito mais fácil controlar os processos que acontecem dentro da empresa e evitar retrabalhos ou desperdício de tempo e até mesmo de matéria-prima.

 

Além disso, com a ajuda da tecnologia, é possível acompanhar de perto e mapear o fluxo de trabalho de cada área específica da empresa, garantindo uma integração total e, consequentemente, uma gestão muito mais segura.

 

Um exemplo de boa aplicação do workflow é quando o setor de marketing da empresa encaminha o potencial cliente para o setor de vendas, que fecha o negócio, e então ele é direcionado ao setor financeiro. Nesse caso, fica claro como é necessário ter uma cadeia de processos que precisam ocorrer em ordem específica, em cada um dos diferentes setores, para que a venda seja finalizada.

 

- Qual é a diferença entre processo e workflow?

Apesar de cumprirem papéis similares, no sentido de otimizar as atividades internas da empresa, workflow e processo são termos que não devem ser confundidos.

 

Workflow diz respeito à realização de uma tarefa específica por meio de várias etapas bem estabelecidas, para obter uma padronização no trabalho e consequentemente ter uma melhor gestão e garantir a entrega de determinado produto ou serviço.

 

O processo, diferente disso, é uma sucessão de atividades, subdivididas em tarefas, que pretende uma meta organizacional maior da empresa, geralmente para otimizar a maneira com que desempenha tarefas internas.

 

- Quais são os tipos de workflow?

Existem diferentes tipos de workflow, e esse plano de ação deve ser elaborado de acordo com as necessidades específicas de cada empresa. Esses são alguns deles:

 

1. Workflow ad hoc

A expressão ‘’ad hoc’’ é originada do latim e quer dizer algo como “para essa finalidade”. Nesse tipo de workflow, é possível fazer mudanças no curso do serviço para adequar-se às necessidades observadas, ou seja, é um tipo de workflow mais flexível.

 

2. Workflow transacional

Esse modelo reúne diferentes tipos de atividades que devem ser desempenhadas simultaneamente, de forma a garantir a eficácia do workflow.

 

Nesse caso, as tarefas podem ser automatizadas, mas ainda é necessária supervisão humana para garantir que estejam sendo desempenhadas dentro dos parâmetros necessários.

 

3. Workflow administrativo

Esse tipo de workflow tem um foco maior em atividades administrativas e burocráticas, com um caráter mais repetitivo e de baixa complexidade. Por isso, esse tipo de trabalho geralmente pode ser automatizado por meio de ferramentas de gestão.

 

4. Workflow produtivo

Esse tipo de workflow reúne atividades repetitivas, mas que ao mesmo tempo contam com algum grau de complexidade. Um exemplo podem ser transações bancárias ou alimentação de planilha de dados importantes para a empresa, ações que se repetem a cada mês, mas que ainda assim exigem um alto grau de atenção.

 

Esse tipo de atividade pode ser ou não automatizada, a depender do contexto específico e necessidades da empresa.

 

5. Workflow colaborativo

Esse tipo de workflow demanda uma integração entre colaboradores de várias áreas para serem concluídas, ou seja, exigem esforço coletivo com foco em um objetivo comum.

 

A otimização de tarefas é sinônimo de melhores resultados!

 

Em uma empresa, a forma como as tarefas são realizadas e divididas tem um impacto significativo sobre os resultados entregues ao cliente. Por esse motivo, a introdução de um workflow pode surtir um efeito extremamente positivo, tanto para otimizar processos quanto para economizar tempo e recursos.

 

A utilização da tecnologia, principalmente por meio de ferramentas de gestão, garante a eficácia máxima da estratégia de workflow, já que dessa forma é possível integrar todos os processos e setores de uma empresa. Para saber mais sobre os efeitos do uso de tecnologia para organizar o seu negócio, converse com um de nossos especialistas!