Mapeamento de processos
No contexto corporativo, o mapeamento de processos é uma prática que consiste em identificar as etapas e o fluxo de trabalho de determinado processo de uma empresa. Dessa forma, o mapeamento aponta os elementos e a sequência de atividades que compõem os processos, como as ações e as pessoas envolvidas.
Os colaboradores de uma empresa que não possui o mapeamento de processos bem planejado normalmente encontram dificuldades em entender o funcionamento da organização como um todo. Desse jeito, o colaborador costuma ter o entendimento estritamente da sua área de atuação. Isso gera uma limitação em relação ao fluxo do trabalho de uma empresa, que demanda união entre equipes e processos.
- Mapeamento de processo ou projeto, você sabe a diferença?
A diferença entre mapeamento de processo e o do projeto é que o primeiro lida com as etapas do segundo. Vamos explicar: todo projeto criado por uma empresa deve ser desenvolvido por partes, que podem ser chamadas de “processos”. Então, o mapeamento de processo irá analisar o andamento de um projeto, extraindo informações valiosas para o cumprimento das metas.
- Qual é o objetivo do mapeamento de processos?
O mapeamento de processos tem como principal objetivo permitir um maior entendimento sobre o funcionamento dos processos de ponta a ponta, em todas as atividades. Ou seja, a intenção dessa prática é possibilitar uma compreensão mais clara e objetiva sobre as etapas dos processos e suas nuances, identificando os pontos fortes, as limitações e as fragilidades que precisam ser corrigidas. Dessa forma, com o mapeamento de processos, uma empresa consegue promover a melhoria contínua e uma gestão mais eficiente dos processos organizacionais.
- O que é mapeamento do processo de projeto?
O mapeamento de processos pode também ser aplicado aos projetos da empresa. Nesse caso, essa prática consiste em identificar o fluxo de tarefas de determinado projeto, bem como os responsáveis por cada atividade e etapa. Dessa forma, o mapa de projetos mostra todo o caminho que vai desde o início até a conclusão das tarefas dentro de todos os projetos, buscando então a organizar as atividades, definição de prioridades e estabelecimento de prazos mais razoáveis. Além disso, mapear um projeto possibilita alinhar melhor as expectativas e ter maior controle sobre a evolução dele. Ou seja, o foco no mapeamento é no entendimento de toda situação, permitindo que todos os envolvidos estejam cientes das etapas, ações e até das mudanças ao longo do percurso.
Mas então, por onde começar? De fato, cada setor da sua empresa possui suas várias especificidades. No entanto, separamos um roteiro para mapear processos que pode ser aplicado em qualquer área ou mesmo segmento.
Confira abaixo quais são as principais etapas:
1 – Determine qual o processo você quer mapear
O primeiro passo de como fazer o mapeamento de processos consiste em determinar qual processo do seu negócio você deseja mapear.
2 – Identifique quem são os fornecedores do processo
Os fornecedores do processo são os responsáveis por darem início a uma demanda, podendo ser internos ou externos.
3 – Aponte as entradas do processo
A lógica é que, para que a primeira tarefa seja executada, é preciso criar normas, briefing e gestão para que o processo comece.
4 – Identifique os elementos do processo
Nessa etapa, você precisa identificar quais são os elementos que compõem o processo em questão: quais as tarefas que serão realizadas? Por quem?
5 – Aponte as saídas do processo
As saídas são os produtos do processo: ou seja, elas se referem às entregas. Então, ter a linha de chegada mapeada é importante, afinal, isso permite que você tenha uma visão do andamento do que foi planejado.
6 – Identifique quem são os clientes do processo
Os clientes são as pessoas que estão na ponta final do processo e que receberão as saídas produzidas.
7 – Documente o processo
No último passo de como fazer o mapeamento de processos, você precisa documentar todas as etapas, atividades, responsáveis, entradas, saídas, clientes e fornecedores.
Na hora de fazer a descrição, você pode usar um formulário para mapeamento de processos, deixando claras todas as orientações para efetuar as melhorias e correções necessárias.
- A importância do mapeamento de processos
O mapeamento de processos é uma técnica que tem sido cada vez mais utilizada nos últimos anos. Esta prática consiste em organizar e documentar os fluxos e tarefas de uma empresa ou negócio para melhorar o seu desempenho. Além disso, permite uma melhor monitorização das atividades e otimização do uso dos recursos. É também uma forma eficaz de manter os processos da empresa uniformizados e de evitar erros de execução.
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