Expedição e seus desafios

A operação de distribuição de produtos possui vários desafios operacionais. Um dos principais, é o controle de expedição das mercadorias que exige um processo altamente estratégico, já que erros nesta etapa podem afetar diretamente a satisfação dos clientes e consequentemente, a lucratividade do negócio.

Exemplos do que pode acontecer nesse processo são: entregas equivocadas, avarias, perdas e um aumento no número de trocas e devoluções. Assim, a empresa acaba arcando com retrabalho, perda de tempo e prejuízos financeiros.

Para contornar esses problemas é necessário aprimorar o processo de distribuição, com investimento em planejamento, organização e, sobretudo, boas práticas na gestão para corrigir e prevenir as falhas.

Muitos erros podem acontecer dentro do processo de controle de expedição. Tais problemas, se não contornados a tempo, podem prejudicar muito uma organização.

Um deles é não realizar uma picking list, que nada mais é do que um relatório dos itens que serão expedidos. Esta etapa é uma das mais importante de todo o processo, pois é responsável pela separação de todas as mercadorias. Dentro deste procedimento, muitos erros podem acontecer, acarretando num comprometimento de toda a operação, dentre eles citamos: a separação de produtos incorretos ou a quantidade errada, troca de dados, descuidos em relação à data de vencimento da mercadoria, perda ou esquecimento de itens, entre outros. Para minimizar, ou evitar, os erros na hora da separação dos produtos, a picking list se faz tão necessária. Na lista de separação de itens, algumas informações são essenciais, como: código do pedido, nome de cada produto que deve ser separado, localização dos itens, quantidades necessárias, peso e descrição dos itens, observações e necessidades especiais para armazenamento e embalagem.

Como percebido, a atividade de picking é de grande relevância e deve ser enxuta. A ideia é destacar as informações essenciais para facilitar a leitura e diminuir o tempo gasto na consolidação de um pedido.

Outro processo que exige cuidado é a escolha das embalagens. O processo de empacotamento, ou packing, é feito logo após a separação e precisa de muita atenção. Pacotes mal feitos e frágeis acarretam em danos e avarias durante o transporte. Alguns erros comuns que podem acontecer nesta etapa do processo são: a colagem de etiquetas em encomendas erradas, esquecimento da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), uso da embalagem incorreta para produtos específicos, entre outros. Tais problemas podem ser facilmente resolvidos e para que isso ocorra, o local onde esta etapa acontece, deve estar devidamente preparado e contar com todos os itens necessários e acessíveis aos colaboradores.

O processo de logística e meios de transporte também influenciam bastante em toda expedição, tanto na escolha dos veículos como nas rotas. Para atender a demanda, é primordial dimensionar corretamente a frota. Outros pontos que necessitam de atenção: capacidade de cada veículo em relação ao peso e volume da carga que será transportada, ociosidade que gera custos desnecessários, número de viagens, planejamento das rotas, especificações técnicas necessárias para o transporte de certas mercadorias, entre outros. Contar com profissionais capacitados da área de logística é um ótimo passo, isso auxilia a garantir que a expedição será feita até a entrega final, evitando problemas ou atrasos causados por falta de veículos e também gastos desnecessários.

A nossa dica é investir num sistema de gestão de expedição. Presenciamos um cenário cada vez mais tecnológico e digital, existem muitas soluções que tornam a gestão mais ágil e assertiva, como o uso de um software que integre todos os setores da empresa. Atualmente ele é essencial para obter-se uma boa gestão de um negócio e agilizar processos, tais como: emissão de pedidos e picking list, controle de estoque, prazos de validade, emissão de etiquetas personalizadas, gerenciamento da formação de cargas, emissão de documentos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NFE), otimização de rotas, romaneio de cargas, entre outros. Com o SGE da Insoft você conta com todas estas funcionalidades que permitem um controle de expedição muito mais ágil. Entre em contato conosco e saiba de todos os recursos disponíveis que auxiliam na rotina empresarial.